מאמרים

חשבתי על משהו.

רובנו מנהלים עסק עצמאי. אנחנו הגורם העיקרי בעסק ולעתים אפילו הגורם היחיד בו. זאת אומרת, אין לנו עובדים ואנחנו הרוח החיה והמתפעלת של העסק ובלעדינו הוא לא היה קיים. אנחנו חובשים המון כובעים בעסק וכל הזמן צריכים להחליף ביניהם ולעבור ולחבוש כובע אחר לפי הסיטואציה – אם אנחנו בכובע ראש מחלקת המכירות, אנחנו צריכים לסגור את העסקה ואז להחליף כובע ולהיות מנהלי מחלקת הייצור. ובשעות אחרות להיות מנהלי מחלקת השיווק והפרסום, או הכספים, או בקרת האיכות, או ההנהלה ... הבנתם את הפואנטה.

עכשיו נשאלת השאלה: נגיד ויום אחד נעדרתם מהעסק מסיבה כלשהי ומישהו אחר היה צריך להחליף אתכם. או אם נלך דווקא על כיוון חיובי יותר, אתם מתרחבים ומכניסים מישהו לעבוד איתכם בעסק והוא או היא לוקחים על עצמם את אחד הכובעים שאתם חבשתם עד אז, האם יש לו מסמך, נייר או "כובע" שהוא יכול לקרוא וללמוד, או שאתם צריכים לשבת ולהסביר הכול מאפס?

ובכן, עסק שרוצה לשגשג חייב לחשוב על התרחבות וחלק מנושא ההתרחבות כולל את כתיבת הכובעים השונים (ולעתים יש המון כאלה) של העסק.

זו לא פעולה שנעשית ככה, על הדרך. זו פעולה סופר חשובה שדורשת תשומת לב רבה מצדנו, המנהלים, אם אנחנו רוצים להתרחב. זה גם לא משהו שיכול להיעשות ביום אחד. זה משהו שדורש עבודה ומחשבה ובדיקה כדי לוודא שמה שנכתב הוא מדויק ושזה "עובר" לקורא כך שהוא יכול לקחת את הכובע, לקרוא אותו ולהתחיל לייצר בתפקיד.

רק כך ניתן יהיה להחליף בעל תפקיד כשהוא יוצא לחופשה או שהוא נעדר מסיבה כזו או אחרת או אם הוא מקודם הלאה (למשל, אתם, שמתרחבים והופכים למנהלים "אמיתיים" עם אנשים תחתיכם).

הכובעים האלה חייבים להיות בהישג יד בעסק כך שמישהו אחר יכול מיד למצוא אותם ואתם מצד שני, יכולים לעדכן אותם כל כמה זמן כי התפקידים משתנים ו/או אתם משכללים את הכובע הכתוב.

אני ממליץ לעשות את זה. מניסיון אישי הדבר "שם את זה שם" – פתאום ראיתי את היקף התפקידים השונים שאני מחזיק ועד כמה אני משתרע בעסק על כל-כך הרבה תחומים שהם תחת אחריותי. לא שזה היה חדש אבל זה הציג בצורה ברורה עד כמה התפקידים מורכבים ומלאים ושבעצם אני/אנחנו עושים המון! אבל החשוב מכול, זה צמצם אצלי למינימום את אלמנט הבלבול והיום כבר אין לי מצבים של "תוהו ובוהו" וקשקושיאדה שהיתה. הדברים הרבה יותר ממוקדים.

וכשתתרחבו עוד ועוד, כל אחד יחבוש את הכובע שלו, או את הכמה כובעים שיוקצו לו, והוא גם ידע מה בדיוק נדרש ממנו בתפקיד.

ובכלל, כשכל אחד בעסק חובש את הכובע/ים שלו, נוצר סדר. סדר אומר שהתקשורת בעסק זורמת בצורה נכונה ואז העבודה מתבצעת והתוצר הסופי: נכנס עוד כסף והרבה.

לכבוד השנה החדשה אני מאחל לכולנו שנה טובה, מלאת שגשוג והתרחבות שפויה.

שלמה רייף, בר תרגומים בע"מ
www.brtranslations.com