מאמרים

הנה כמה טיפים לכתיבת אי-מיילים מקצועיים בשפה האנגלית

ראשית, הלך הרוח המרכזי והראשוני שיש לאמץ הוא ההבנה שיש שוני תרבותי בין סביבת העבודה הישראלית לעומת זו הנהוגה בחו"ל. רבים מאיתנו שעובדים עם חו"ל מודעים לעובדה שעל מנת לטפח קשרים בחו"ל, נדרש מאיתנו לסגל צורת עבודה או לפחות לסגל שימושים לשוניים שונים מהרגיל אצלנו.
אנחנו, כישראלים, נוטים יותר להיות פחות קורקטיים. הקצב שלנו שונה ולעתים נראה לנו מוזר, ואולי אף מזוייף, כל הנימוס והענייניות הזרה הזו.

אבל בכל זאת, על מנת לפרוח ולשגשג מקצועית, אנחנו חייבים לבסס קשרי עבודה מיטביים ופרודוקטיביים.

מכיוון שהשוני הנ"ל מתבטא בדפוסי העבודה היומיומיים, ובכלל זה בצורת כתיבת האי-מיילים שאנו שולחים לקולגות ולספקים בחו"ל, חשוב מאוד להבין עד כמה קריטי להבין את ההבדלים האלה, להפנים אותם וכמובן ליישם את השימוש הנכון בשפה ובביטוייה.
במאמר הקצר שלהלן אנסה לפרט ולהסביר כמה מההבדלים שקיימים בינינו לגבי השימוש במילים ובביטויים כשכותבים אי-מיילים ואתן דוגמאות על מנת להמחיש זאת ולהקל על ההבנה ובכך לסייע בצמצום פערים מיותרים שיביאו בתורם לעסקים טובים יותר.

1. כותרת האי-מייל (שורת הנושא)
דבר ראשון, אל תשלחו אי-מייל ללא כותרת! 
הכותרת צריכה להיות ברורה, אינפורמטיבית וקצרה. אל תשאירו את שורת הנושא ריקה.
מה גם, שהדבר עלול לשלוח את המייל ישירות לתיבת האפשה או הספאם אצל הנמען.

2. פתיח למייל – לשמור על פורמליות מסוימת
אנחנו רגילים לפתוח ב-"היי" חברי או אפילו רק ב-"שלום" לקוני. אנחנו פחות משתמשים ב-"יוסי היקר".
לעומת זאת, ברבות מהמדינות (בייחוד בעולם המערבי) נהוג לפתוח בצורה פורמלית עם משהו כמו Dear Mr. (Smith) – לציין את שם המשפחה ולא את השם הפרטי. כמובן שאם הקשר הוא פחות פורמלי, ניתן לפתוח ב-Hi או Hello וכו'.
מכיוון ש-"הם" יותר פורמליים ונוטים ליותר פוליטיקלי קורקט מאיתנו, כשפונים לנמענת, עדיף לפתוח ב-Ms. Smith ולא Mrs. Smith – ולו כדי לא לפגוע בה (כן נשואה, לא נשואה. עדיף פורמט כללי שפונה לגם וגם).

3. משחק מקדים
אנחנו נוטים כמובן להיות ישירים ולגשת ישר לעניין ("אין זמן. יורים עלינו..."). לעומת זאת, בתקשורת עם גורמי חו"ל כדאי ועדיף לפתוח עם קצת סמול טוק – משהו בסגנון של "היה נעים לפגוש/לדבר/לשמוע ממך" או "שמעתי עליך גדולות ונצורות". זה אולי נשמע לקקני מדי, נכון – אבל זה שם המשחק ואנחנו רוצים לנצח בו.
לאחר מנת הנימוסים הראשונית הזו, תמשיכו ללב העניין של הנושא. אבל גם פה, בצורה רכה (אלא אם כן אתם צריכים "להיכנס" במישהו...).
למשל: "אני שמח להודיע לך ש..." או "רציתי לבקש ..." ואם זו הודעה פחות נעימה אז משהו כמו "צר לי להודיע לך ש...". תשתדלו לשמור על רכות מסוימת – הודעה שמצד אחד, לא נזרקת ישירות לפנים אבל מצד שני, ניתנת כך שהמסר עובר בצורה ברורה ועניינית.

4. פוליטיקלי קורקט
הזכרתי לעיל את החשיבות הזו בשימוש בפנייה לנמנעת. אך יש עוד כמה שימושי לשון או ביטויים שכדאי להימנע מהם ולו כדי לשמור על רמת אהדה נאותה בתקשורת באי-מייל.
אני מודע לכך שכל הנושא הזה קצת יצא משליטה וכמות הביטויים שפעם היו בשימוש שגרתי וכיום הם בגדר לא-לא מוחלט רק עולה ועולה, עדיין ישנם כמה ביטויים שחשוב להימנע מהם בייחוד בתחום ההגדרה המגדרית או שימוש במילים סקסיסטיות בעייתיות (זה עניין מאוד רגיש בייחוד אצל האמריקאים).
למשל (וזו רק טעימה קטנה): אשת עסקים תהיה Business person; יד ימינו (עוזר למנהל למשל) לא יהיה Right-hand man כפי שהיה נהוג בעבר ועדיין נהוג בעברית, אלא זה יהיה Chief assistant; כוח-אדם היה Manpower ועכשיו זה Human resources, ועוד. אם אתם לא בטוחים או חוששים וחושדים לגבי שימוש כלשהו במילה – יש את גוגל...

5. שימוש באותיות רישיות (גדולות)
קודם כול, זה נראה רע כשכותבים את כל המייל באותיות גדולות. מעבר לזה שקשה לקרוא את הטקסט בצורה נעימה, זה לגמרי לא מקצועי.
משתמשים באותיות גדולות בתחילת כל משפט, או כשכותבים שמות אנשים (אם השם מורכב מכמה שמות, אזי אות גדולה בתחילת כל שם), מקומות (ערים ומדינות), כותרות (נגיד ספרים או סרטים), שמות חברות וארגונים, מותגים, תארים ובעלי תפקידים (Prime Minister Netanyahu או President Trump). בנוסף, יש לזכור שבאנגלית נהוג להשתמש בקיצורים, כשאז כל אות היא אות גדולה (USA, UN, CBS, UNRWA וכו'). שוב, לא בטוחים? – יש את גוגל.

6. Make it simple
לא מן הנמנע שרמת האנגלית שלכם היא לא רעה. אך בכל זאת, שימרו על שפה פשוטה בלי מילים מפוצצות סתם. לכם אולי זה עשוי להיראות כאילו אתם עושים רושם של יותר אינטליגנטים, אבל לקורא בצד השני, בייחוד אם הוא דובר אנגלית כשפת אם, זה ייראה מוזר ומלאכותי. שימרו על שפה ברורה והמסר יעבור מצוין.

7. זמנים
א. תאריכים – מכיוון שצורת כתיבת התאריכים באנגלית הפוכה לעומת הנהוג בעברית (ה-2 ביוני 2019 נכתב בעברית 02.06.19 אך בארה"ב זה נכתב 06.02.19) כדאי להימנע מכתיבת התאריך בצורה מקוצרת ולרשום בצורה מלאה (June 2, 2019)
ב. קביעת פגישה - נפגשים ב-2 ביוני – האם זה at June 2, או on June 2, או in June 2? אז ככה:
כשמציינים שעה או מקום ספציפי משתמשים ב-at:
(We will meet at 11am; We will meet at the restaurant).
כשמציינים יום מסוים לפגישה משתמשים ב-on:
(We will meet on Monday).
כשמציינים חודש או שנה משתמשים ב-in: (We will meet in 2020)

8. סיום המייל
נהוג לסיים בברכה מנומסת. הנה כמה דוגמאות כשהשימוש בכל אחת תלוי ברמת הפורמליות הנדרשת:

Sincerely,
Sincerely yours,
Best regards,
All the best,
Talk to you soon

9. שגיאות כתיב
אין מצב שאתם שולחים את המייל לפני שהשתמשתם בפונקציה של בדיקת איות! רבים לא יודעים שזה קיים והם לוחצים על send עם מייל רצוף שגיאות כתיב. זה הדבר המינימלי שיש לבדוק לפני ששולחים את המייל. כמובן, יש לוודא שהדקדוק נכון, אבל במינימום, לבדוק איות נכון ולתקן.
טיפ: צריכים לכתוב מייל ארוך או חשוב מאוד? תכתבו אותו קודם בתוכנת Word, בידקו איות ודקדוק ואז תעתיקו לגוף המייל.

לסיכום, זיכרו שסגנון ההתבטאות באנגלית הוא לא ישיר כמו בעברית. משהו שעשוי להיראות לנו, הישראלים, כמשהו לגיטימי לרשום, עלול להתפרש כחוצפה בצד השני. תשקלו מילים והשתמשו בהן בחוכמה.

יש לכם שאלה? מוזמנים ליצור איתי קשר - אשמח בהחלט לעזור!

שלכם,

שלמה

054-5389780

נשאר לאחל לכם שרק תפרחו ותשגשגו בעסקים ובחיים בכלל.